ACSE Operation Rules

旅美中国科学家工程师专业人士协会

THE ASSOCIATION OF CHINESE SCIENTISTS AND ENGINEERS – USA

工作条例

二OO五年五月第十三届理事会制订

总则
1. 本条例以协会章程为依据，是对协会日常运作中重大事项操作的具体规定，属协会章的附属文件,据有与协会章程同等的约束力。
2. 本条例由协会第十三届理事会制订，其修改权和解释权归协会理事会。
换届交接
1. 协会领导班子换届选举之后，必须完整，全面，及时地完成协会权力，文件，财产等移交。
2. 卸任会长和(或) 理事会主席对换届交接负直接责任。
3. 理事会主席交接卸任理事会主席必须在年会之后两星期内将协会文件，包括会议记录，选举原始记录等移交给接任理事会主席。
4. 会长交接
  1. 年会前2-4星期，现任会长应向理事会提交年度报告，包括财务报告。经理事会批准后的年度报告应在年会公布，并在协会网站发表。
  2. 协会印章和信箱钥匙必须在年会期间由卸任会长移交给新任会长。
  3. 协会文件，包括会议记录，协会签订协议书，会员名册等，必须在年会之后两星期内移交。
  4. 协会财务必须在年会之后三星期内结算并通过理事会审计手续，移交新一届财务人员。
  5. 协会网站管理人员如因换届而变动，协会网站必须在年会之后四星期内完整和全面的移交给新任网站管理人员。卸任会长和(或)理事会主席对此负最后责任。
5. 换届之后，新一届领导班子必须及时开展协会工作。
  1. 新任会长必须在年会之后四星期内组成新的工作班子，并报请协会理事会批准通过。
  2. 新的领导班子必须在年会之后六星期内，提出年度工作计划，报协会理事会批准之后向协会全体会员公布。

财务管理
1. 依据协会章程，协会设专职司库管理协会财务, 并有一位副会长专管财务。
2. 支出超过$500的单项活动，必须事先向协会工作班子提交书面项目申请及预算, 经协会工作班子讨论。多数通过后，报协会理事会备案。
3. 支出审批:
  1. 支出$100以下，凭收据由会长签字，司库报销。
  2. 支出$100以上，凭收据由会长和主管财务的副会长两人签字，司库报销。
  3. 会长本人因协会事务的开支，凭收据由主管财务的副会长签字，司库报销。
4. 财务报告
  1. 每个季度，由协会司库向会长及领导班子提供财务小结。
  2. 每个财政年度年底（年会之前)由司库向会长及领导班子提供年度财务报告，并抄送理事会全体成员。

会员会籍管理
1. 会员委员会直接负责吸纳新会员。必须利用年会，讨论会，讲座，联欢会等机会，促进非会员人士对协会了解，吸收新会员。
2. 会员委员会收到新会员入会申请后，必须在两星期内给新会员发信函或电子邮件鸣谢
3. 新会员信息必须在两星期内输入协会数据库。
4. 主管会员委员会的副会长每季度向会长和理事会主席提供电子版的会员名册，并提交该季度会员发展总结。
网站管理
1. 协会网站(ACSE.org) 必须以协会名义注册，并经领导班子批准后，选择适当的商业网络公司承载。为了网站安全可靠，协会网站不能由协会工作人员所拥有的公司承载。
2. 主管网站的副会长和网站管理员每季度备份网站所有内容, 交会长一份备用。
3. 协会网站（ACSE.org) 所有内容，包括网址，标记，网站工具，文件，数据库，等等，均属协会受法律保护的财产。
4. 协会网站管理人员如因换届而变动，协会网站必须在年会之后四星期内完整和全面的移交给新任网站管理人员，包括网址，标记，网站工具，文件，数据库等。移交期间, 由现任网站管理员保证网站的正常运行。
分会管理
1. 根据协会章程，成立分会要求十名以上分会会员。分会会员不足十名时，可先成立分会筹备小组。
2. 依据协会章程，分会会长为协会理事会理事。但分会筹备小组负责人不具有协会理事会理事资格。
3. 分会会员少于十人时，应由负责分会工作的付会长协同该分会会长，尽快吸收新会员，使分会会员超过协会章程规定的最低人数（十人）。分会会员数连续两年低于十人时，依据协会章程，理事会应将该分会降级为筹备小组。
4. 总会须及时向分会提供活动信息及协会资料，包括协会手册，会徽，等。
5. 分会应每半年一次, 向总会提供分会活动的信息，由总会通过网站，简讯报道。
6. 分会应每半年一次, 向总会会员服务委员会提供最新分会会员名册, 包括姓名，学位，工作单位，通信地址，电话号码，电邮地址。总会会员服务委员会应在两星期内时间内输入协会数据库。
专业分会职责

专业分会每年应至少组织一次相关活动。